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Wie funktionieren Events?

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Bubikopf
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Wie funktionieren Events?

Beitragvon Bubikopf » Montag 4. November 2013, 21:39

Hallo zusammen!

Nachdem ja bereits ein Rollenspiel-Guide fertig ist, habe ich mir gedacht, könnte es auch einen für das Eventteam oder angehende Organisatoren geben.
Das ganze ist natürlich aus meiner Sicht (immerhin mache ich das ja schon bald 7 Jahre) soll aber jedem helfen, der auch ohne Hilfe oder mit anderen weniger erfahrenen Eventlern ein Event auf die Beine stellen möchte.
Ich versuchs einfach und übersichtlich zu halten - sollte das nicht zutreffen, bitte Fyle, dann machs schöner :)

Schritt 1:
Sammlung von Ideen

Dabei ist zu beachten, dass man Interesse erzeugt.
Für jedes Event gibt es eine Zielgruppe die man damit ansprechen will und ebenso (jedenfalls oft) ein höheres Ziel dahinter.
-Was will man also mit den Events erreichen?
zum Beispiel mehr Sippenzusammenhalt, Abwechslung, Bekanntschaft, engere Bindung mit externen Kontakten, Materialien für die Berufe, Kartenwissen, mehr Spieltiefe (siehe Rollenspiel), beleben alter Karten oder der Siedlung, neue Bilder fürs Forum (ebenfalls schön für das Zusammengehörigkeitsgefühl) etc.
-Was will man vermeiden?
will man zb. kleinere Chars nicht zu schnell leveln/frusten, indem man sie nur mitschleift? will man verhindern, dass Leute nur wegen des Preises teilnehmen? Will man bestimmte Gebiete, Zeiten meiden (sei es wegen Festen, Lags, anderen Sippen/Leuten) ? Will man große Strecken vermeiden, weil manche kein Pferd oder Schnellreisen haben?

All das kann man bei der Planung bereits bedenken, dann trifft man besser das Zielpublikum und hat dann auch ein Event von dem man weiss, es intressiert in etwa so und so viele Leute und ist daher in der angesetzten Größe durchführbar.

Schritt 2:
Weitere Planung

Das Event als grobe Idee ist ausgesucht, man hat ein Zielpublikum und ein Ziel vor Augen, das die gewünschte Zielgruppe anspricht und vielleicht auch nebenbei noch einen Nutzen für die Meisten Teilnehmer hat (einfach zur Sicherheit, damit die Leute bei der Stange bleiben).

Jetzt geht es darum den möglichen Umfang abzustecken und zu schauen was und wen braucht man. Zum Beispiel für die Schnitzeljagd eine schöne Gegend, mehrere Postensteller je nach Länge der Strecke. Je nach Event noch eine kleine Geschichte dazu (in vielen Fällen eignet sich eine Sparvariante des Rollenspiels). In jedem Fall hilft es, für mittlere und große Events mindestens noch einen Ansprechpartner zu haben. Sei es zum Denkfehler prüfen, alternativen finden, vorbereiten und die Ordnung halten während des Events (siehe Schritt 4)

Schritt 3:
Letzte Vorbereitungen

Jetzt wo man die Planung eigentlich fertig hat, man weiss was und wie man die Grundidee umsetzen will, hat seine(n) Helfer, seinen Ort, die Geschichte parat und hat auch einige flexible Ideen zur Verfügung, wenn es doch etwas aus dem Ruder läuft.

Will man es nahezu perfekt machen kann man sich auch einen Ausklang überlegen (die manchmal sehr laaaang vorkommende Zeit, wenn das eigentliche Event vorbei ist, aber man weder alle Gäste wegscheuchen will um selber was zu machen, noch wortlos afk rumstehen will bis jeder gegangen ist). dabei bieten sich Sachen wie angeln an, Aktionen wo man in Ruhe beisammen steht und des beisammen-seins wegen noch bleibt um zu schreiben, duellieren, dekorieren oder was auch immer. Etwas bei dem nicht auffällt und es nicht schlimm ist wenn sich nach und nach alle ausklinken.

JETZT erst finde ich sollte man einen Termin ausmachen (man kann ja bekannte und Sippe bereits vorher informieren was für ein Event in der nächsten Zeit ansteht und anbieten mitzuplanen).
Willst du viele Gäste schreibe viele an! etwa das 10fache, wenn du nicht sicher bist, dass alle angeschriebenen sich genau an dem Tag zu der Zeit 99% für das Event Zeit nehmen! Wähle natürlich auch nur einen Termin den du selber SEHR SICHER einhalten kannst ;) Oder sorge zumindest dafür, dass dein Helfer ausreichend eingeweiht ist, dass man ohne dich das Event durchführen kann!
Denn.. das Motto für erfolgreiche Events heisst, es sollte unbedingt stattfinden! Also sorge dafür, dass für möglichst viele Eventualitäten eine schnelle Lösung da ist, sei flexibel und spontan! (wenn du überhaupt je wieder unter deinem Namen welche veranstalten willst).
Gegenenfalls bei großen Events eine Probe machen.

Schritt 4:
Das große Finale

Es ist soweit. Du oder ein Helfer empfängt die Gäste und erklärt noch einmal den Ablauf. Man einigt sich auf einen Kommunikationsweg, vermeide Chaos wo es geht. Halte einen extra Kanal zu den Helfern offen oder sei dir sicher, dass sie bescheid wissen was zu tun ist.
Die Aufgaben der Organisierer sollten klar sein. Zur Chaosvermeidung setze eine Frist für das Sammeln der Teilnehmer, danach dazukommende sind oft schwer einzubinden in das bereits laufende Event.
Versuche jeden einzubeziehen der mitmacht. Er/Sie zeigt Interesse an dir und deinem Event und sollte daher nicht vernachlässigt werden.
Wenn es gut läuft geniesse es, freue dich mit den anderen, halte dich zurück oder bring dich ein, je nachdem was du denkst, das die Laune hebt oder hält. Sollte es Leerlauf geben könnt ihr das mit Fragen in die Runde überbrücken (zb. über das Zierwerk, Deko, Instanzen, Duelle, Rollenspiel). Halte Leerlauf nach Möglichkeit kurz, sonst gehen Leute zu früh ohne viel vom Event gehabt zu haben.

und ganz wichtig: Am Ende bedanke dich, nenne was dir besonders gefallen hat und wenn möglich verweise auf zukünftige Events/Wünsche/Ideen. Versuche den Kontakt zu halten und selber Ideen anzuregen.


Und in dem Sinne bedanke ich mich fürs Interesse am Lesen dieses Threads und bin gespannt was wir noch zusammen ausprobieren dürfen :)

Glückauf,
Bubikopf
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Re: Wie funktionieren Events?

Beitragvon Bubikopf » Montag 30. November 2015, 03:09

Na mag sich noch jemand ausprobieren? Hin und wieder hatten wir ja ambitionierte Mitglieder mit dem Kopf voller Ideen und Tatendrang :P
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